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PRÉSENTATION DES SERVICES ADMINISTRATIFS ET TECHNIQUES
Vous trouverez ci-dessous la présentation des différents services administratifs et techniques de l’Institut de. Cardiologie d’Abidjan
SERVICE SOCIAL
Chef de service: BROU Aka Martin
ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET FONCTIONNELLE (Départements)
- Unités, Services, etc.
- BROU Aka Martin (Attaché Social)
- FOFANA Mariatou (Assistante sociale)
- OUATTARA Aminata Epse COULIBALY (Assistante sociale)
ACTIVITÉS DE LA SOUS-DIRECTION (OU DU SERVICE) ET DE SES DÉMEMBREMENTS FONCTIONNELS
La prise en charge des malades à faible revenu
L’accueil, l’écoute, l’orientation et conseil
Octroi le tarif préférentiel à la publique cible (Les enfants de 0 à 15 ans, les étudiants, les malades opérés du cœur, les malades indigents, les agents du Ministère de la Santé, les religieux, les agents de l’ICA et leurs ayants droits)
Les missions hors Côte d’Ivoire (congrès, formation …)
La gestion des conflits conjugaux
L’assistance du personnel de l’ICA pour les évènements heureux et marneux
La prise en charge sociale et psychologique des malades ou / ou des parents malades.
PROCEDURE DE TRAVAIL AVEC LES CLIENTS INTERNES ET EXTERNES
CLIENTS INTERNES
Note de service
Note d’information
Rappel des droits du personnel
CLIENTS EXTERNES
L’accueil
L’écoute,
L’orientation
Conseil
POINTS FORTS DU SERVICE (Equipement, Personnel, …etc.)
- Personnel expérimenté, dévoué, consciencieux et qualifié
- Matériels informatiques et logiciels adaptés
- Méthodologie pour conduire un entretien
- Bâtiment de l’administration, 1ère porte à droite.
CONTRÔLE BUDGÉTAIRE
Chef de service: CONTRÔLEUR BUDGÉTAIRE
ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET FONCTIONNELLE (Départements)
L’organisation du service est composée du Contrôleur Budgétaire, qui administre le travail de ses collaborateurs composés de deux assistants.
Les Assistants d Le Contrôleur Budgétaire aident ce dernier dans les tâches quotidiennes.
ACTIVITÉS DE LA SOUS-DIRECTION (OU DU SERVICE) ET DE SES DÉMEMBREMENTS FONCTIONNELS
Conseiller l’ordonnateur (Directeur Général) dans l’élaboration du budget
Veiller à la mise en place et à l’exécution du budget
Contrôler la bonne exécution du budget depuis la phase de l’engagement jusqu’à l’ordonnancement
PROCEDURE DE TRAVAIL AVEC LES CLIENTS INTERNES ET EXTERNES
CLIENTS INTERNES
Par simple appel téléphonique
CLIENTS EXTERNES
L’intervention se fait par appel ou par mail (Prestataires ICA)
POINTS FORTS DU SERVICE (Equipement, Personnel, …etc.)
- Un personnel dynamique
- Un équipement de qualité (avec des outils informatiques)
- Une tablette pour les photos afin de matérialiser les travaux effectués
-
Le Service se trouve sur le même bâtiment que celui de la Direction Générale, en passant par la grande salle de cours et la bibliothèque.
- (+225) 27 21 21 61 75
SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL (service medico-administratif)
Chef de service: Directeur général
ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET FONCTIONNELLE (Départements)
Le service de santé et de sécurité au travail est un service qui a but d’éviter toute altération ou dégradation de la santé des travailleurs, du fait d leurs travail. C’est un service autonome rattaché à la Direction Générale de l’ICA.
ACTIVITÉS DE LA SOUS-DIRECTION (OU DU SERVICE) ET DE SES DÉMEMBREMENTS FONCTIONNELS
Surveiller les conditions d’hygiène sur le lieu travail.
De prévenir les risques, mais aussi suivre l’état de santé des travailleurs
le SST par le médecin du travail, joue le rôle de conseiller pour l’employeur et les employés
PROCEDURE DE TRAVAIL AVEC LES CLIENTS INTERNES ET EXTERNES
CLIENTS INTERNES
Consultation médicale des clients (agents ICA, prestataires)
Visites médicales
Communications sensibilisation
CLIENTS EXTERNES
Consultation clients externes : familles des agents
POINTS FORTS DU SERVICE (Equipement, Personnel, …etc.)
- Promptitude dans la mise en œuvre des activés
- Disponibilité du matériel de travail
- Disponibilité du médecin du personnel
QUELQUES STATISTIQUES
- 00 maladie professionnelle
- Régression du nombre d’accident de travail
- Fréquentation régulière du SST
- Salle 108 Service de Médecine
- 108
- 8666
SOUS-DIRECTION DE BUDGET ET FINANCES
Chef de service: FOFANA SEYDOU
ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET FONCTIONNELLE (Départements)
Bureau des Admissions et Frais de Séjour (BAFS)
Service économique
Bureau des Engagements
- Service Marchés
- Services Généraux : Restauration, Buanderie, Atelier de couture
ACTIVITÉS DE LA SOUS-DIRECTION (OU DU SERVICE) ET DE SES DÉMEMBREMENTS FONCTIONNELS
Opération d’élaboration et d’exécution du budget ;
Préparation et suivis des marchés, taux et conventions;
Gestion de tous les stocks ;
Distribution dans les services ;
Bureau des Admission et frais de séjour
PROCEDURE DE TRAVAIL AVEC LES CLIENTS INTERNES ET EXTERNES
CLIENTS INTERNES
Acteurs des autres processus de l’ICA : Services de soins,
Services médicotechniques
Personnel et Familles
CLIENTS EXTERNES
Fournisseurs
Organisation de couverture du risque-maladie
Ministère de tutelle (MSHP CMU, MBPE)
POINTS FORTS DU SERVICE (Equipement, Personnel, …etc.)
- Effectif total : 34 AGENTS dont 64,70% de femmes
- Logiciels de traitement des salaires, d’exécution budgétaire (RICI-EPN), de formation des actes internes (Olimpe)
QUELQUES STATISTIQUES
-
Aléas externes : choix politiques et crise sanitaire à la COVID19 ces dernières années. Mais l’ICA est résilient et se remet progressivement de ces crises.
-
Locaux de la Direction de l’Administration et des Finances. Bâtiment Administration/rez-de-chaussée.
- 180
- (+225)27 21 21 61 75
SOUS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Chef de service: KAMENAN Kouadio
ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET FONCTIONNELLE (Départements)
Sous-direction des Ressources Humaines
Service du Personnel
Service social
ACTIVITÉS DE LA SOUS-DIRECTION (OU DU SERVICE) ET DE SES DÉMEMBREMENTS FONCTIONNELS
Sous-direction des Ressources Humaines
Gestion du personnel permanant et temporaire,
Suivi de la carrière des agents
Préparation et suivi du programme de formation
Service social
Accueil, écoute et orientation des clients externes et internes
Assurer la prise en charge psychosocial des malades indigents
Service du Personnel
Gestion de l’effectif du personnel
Mise à jour du système de gestion des ressources humaines
Rédaction des notes de service
Établissement des documents administratifs
Gestion des dossiers administratifs du personnel
Enregistrement et transmission des courriers internes et externes
PROCEDURE DE TRAVAIL AVEC LES CLIENTS INTERNES ET EXTERNES
CLIENTS INTERNES
Accueil des nouveaux affecte
Remise du kit du nouvel agent
Enregistrement des plaintes et réclamations du personnel
Tenue de rencontres statutaires avec les syndicats et mouvements associatifs
CLIENTS EXTERNES
Accueil des patients et / ou parents
Information des patients sur les modalités de prise en charge
Enquête sociale auprès des patients indigents
POINTS FORTS DU SERVICE (Equipement, Personnel, …etc.)
- Mise à disposition du personnel
QUELQUES STATISTIQUES
- 521 dont 359 contractuels
- 1er étage de la consultation, à droite 2eme bureau en face de la Direction Générale. a droite 2ieme bureau en face de la Direction Générale.
- 272
- (225) 21 21 61 71
SOUS DIRECTION MAINTENANCE ET GESTION DU PATRIMOINE
Chef de service: KAMAGATE AMADOU
ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET FONCTIONNELLE (Départements)
Le sous-directeur a sous sa responsabilité des techniciens Biomédicaux, un logisticien et des chauffeurs. Ce personnel a en charge
la maintenance des équipements biomédicaux et techniques
la gestion du parc Auto
les réceptions des commandes
les formations utilisateurs
la gestion des sous-traitants
ACTIVITÉS DE LA SOUS-DIRECTION (OU DU SERVICE) ET DE SES DÉMEMBREMENTS FONCTIONNELS
recensement du patrimoine
Planification de la maintenance préventive
exécution maintenance curative
mise à la réforme du matériel selon la procédure
programmation des nouvelles acquisitions
acquisition et formation des utilisateurs
gestion des consommables et accessoires équipements
gestion des sous-traitantes
PROCEDURE DE TRAVAIL AVEC LES CLIENTS INTERNES ET EXTERNES
CLIENTS INTERNES
Les besoins en intervention où d’un matériel sont exprimés sur un bon et adresse à la SDMGP. Le client exprime sa satisfaction sur le même bon après l’action de la SDMGP.
CLIENTS EXTERNES
Les besoins en intervention où d’un matériel sont exprimés sur un bon et adresse à la SDMGP. Le client exprime sa satisfaction sur le même bon après l’action de la SDMGP.
La SDGMP exprime ses besoins au téléphone aux clients externes (fournisseurs). Ceux-ci interviennent soit dans un cadre contractuel où soumettent une proposition de coût pour leur intervention.
POINTS FORTS DU SERVICE (Equipement, Personnel, …etc.)
- Personnel qualifié
QUELQUES STATISTIQUES
0
maintenances préventives exécutées
0
maintenances curatives exécutées
0
matériels suivis par la SDMGP
- Le service de la SDMGP est situé à l’extrémité du bâtiment administratif après la pharmacie.
- (225) 27 21 21 61 71
COMMUNICATION ET RELATIONS PUBLIQUES
Chef de service: Dr KOUASSI YAO THEODORE
ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET FONCTIONNELLE (Départements)
Deux assistants de communication chargé de :
communication externe et relations publiques : Mme GUEHO Sessieh Nicole
communication interne : COULIBALY Théophile
ACTIVITÉS DE LA SOUS-DIRECTION (OU DU SERVICE) ET DE SES DÉMEMBREMENTS FONCTIONNELS
Le Chef de service Il est chargé de :
assurer la communication interne et externe de L’ICA
assurer la politique marketing
en tant qu’assistant qualité, il est chargé de la communication, et doit assurer le suivi et la gestion des fiches de plaintes et réclamations et des fiches de satisfaction.
L’Assistante de Communication Elle assiste le Chef de Service dans sa tâche. A ce titre, elle est chargée de :
assurer la planification et le suivi de l’exécution des activités du service
assurer la mise à jour et le suivi des messages du site web
assurer la planification et le suivi de l’exécution du calendrier des interviews des clients externes
assurer la collecte des articles du journal interne
distribuer les journaux et divers documents
installer, récupérer et ranger le matériel de communication pendant les cérémonies
l’élaboration et la promotion d’une identité visuelle de l’ICA
l’animation de stands d’exposition de l’ICA dans différentes foires et rencontres multisectorielles
le développement d’un partenariat et d’activités de relations publiques.
la mobilisation et la motivation du Personnel de l’ICA, à travers l’organisation d’activités d’information, de recréation et de soutien au climat social.
PROCEDURE DE TRAVAIL AVEC LES CLIENTS INTERNES ET EXTERNES
CLIENTS INTERNES
la gestion de l’écoute des clients internes (le personnel), à travers le traitement des fiches de Demande de Résolution de Problèmes (DRP) et l’organisation, tous les deux ans, d’une enquête de satisfaction ;
- la mobilisation et la motivation du Personnel de l’ICA, à travers l’organisation d’activités d’information, de recréation et de soutien au climat social.
CLIENTS EXTERNES
la gestion de l’écoute des clients externes par le traitement et l’exploitation des fiches de plaintes et de réclamations ainsi que des fiches de satisfaction ;
- le suivi de la satisfaction des clients hospitalisés par l’appréciation du taux de satisfaction et la mise en place d’actions correctives ;
- le développement et la dissémination de dépliants d’information et d’éducation sur la santé cardiovasculaire ;
- l’élaboration et la promotion d’une identité visuelle de l’ICA
- l’animation de stands d’exposition de l’ICA dans différentes foires et rencontres multisectorielles
- le développement d’un partenariat et d’activités de relations publiques.
POINTS FORTS DU SERVICE (Equipement, Personnel, …etc.)
- Personnel qualifié
- Equipements
- Le Service de la Communication et des Relations Publiques est situés au batiment de la consultation au rez de chaussée en face de la Radiologie
- (225) 27 21 21 61 71
SERVICE AUTONOME DU CONTRÔLE ET DE L' ÉVALUATION (SACE)
Chef de service: Dr Lambert KOUAME
ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET FONCTIONNELLE (Départements)
L’Unité de Recueil et de Suivi des Données Statistiques (URSDS) : M.COULIBALY Abdoulaye (Responsable)
La cellule de Qualité-Sécurité-Environnement : Donald ATTEBE (Responsable
L’Unité du Contrôle et de l’Analyse de Gestion (UCAG) : M. Marthe Gbato Epse YOUZAN (Responsable)
ACTIVITÉS DE LA SOUS-DIRECTION (OU DU SERVICE) ET DE SES DÉMEMBREMENTS FONCTIONNELS
L’Unité de Recueil et de Suivi des Données Statistiques (URSDS),
Missions principales
Recueille, synthétise et fait le suivi de toutes les données chiffrées relatives aux activités des services médicaux, médico-techniques, administratifs et financiers se déroulant à l’ICA
L’Unité du Contrôle et de l’Analyse de Gestion (UCAG),
Missions principales
Suit les activités de l’ICA par l’exploitation et l’analyse des données chiffrées des services de l’ICA,
Participe à l’inventaire des pôles d’achats.
Effectue des contrôles programmés et inopinés des pôles d’achats.
La cellule de Qualité-Sécurité-Environnement
Elle accompagne les deux premières unités, en conformité avec la politique qualité de l’ICA en veillant
Au suivi des procédures et au pilotage des processus
A la qualité des soins,
A la sécurité des biens et des personnes,
A l’hygiène des locaux et de l’environnement.
PROCEDURE DE TRAVAIL AVEC LES CLIENTS INTERNES ET EXTERNES
CLIENTS INTERNES
Aux pôles d’achat
Le SACE procède par une inspection visuelle et comptage physique des quantités d’articles entrés, délivrés, restant et périmés qui sont notés sur une fiche de contrôle élaboré à cet effet.
Un rapport de contrôle comprenant les écarts constatés, leurs valorisations et des recommandations est adressé à la DG.
Aux services médicaux et medico- techniques
Le SACE établit les prévisions d’activités sur la base des rapports d’activités, des plans d’actions, des projets de budget des services, du projet d’établissement et de l’objective qualité. Le SACE évalue ensuite la réalisation des actions et établit un compte rendu de leur niveau de réalisation, qu’il rend au DG. Le SACE propose des solutions d’amélioration s' il y a lieu.
CLIENTS EXTERNES
Le SACE procède par :
-Evaluation des activités en confrontation avec les contrats et cahiers de charge.
-Évaluation de leurs satisfactions x1/an selon une fréquence
POINTS FORTS DU SERVICE (Equipement, Personnel, …etc.)
- Ressources humaines disponibles
- Compétences variées et complémentaires
POINTS FORTS DU SERVICE (Equipement, Personnel, …etc.)
- Exiguïté des locaux,
- Mobilier défectueux et/ou inadapté
- Défaut d’imprimante
- 1er bâtiment au service de consultation/ accès par le 1er escalier RDC
- Direction générale
- Bureau du chef de sevice
- Bureau des agents et secretariat
- Bibliothèque (bureau annexe)
- Poste 274 Bureau du chef du Service
- Poste 364 Bureau des agents
- Poste 110 Bureau annexe
PRENDRE UN RDV
(+225) 27 21 21 61 71
(+225) 27 21 25 92 10
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